Faire de soi un meilleur écrivain (de courriel)!

Par Nerds – le 21 août, 2014 dans Bien-être

Saviez-vous que lorsque vous travaillez dans un environnement de bureau, vous passez presque le tiers de votre temps à rédiger et à envoyer des courriels? McKinsey Global Institute et International Data Corp ont montré que cela prend jusqu’à 30% du temps quotidien de travail. Voir les résultats de l’étude ici!

Ceci est sans compter l’update de nos statuts Facebook, Twitter et de notre thèse de maîtrise rédigée à temps partiel. Pour le fun, je suis allée voir le nombre de courriels que j’envoie en moyenne par jour. 42!! Ok ok, ma job a vraiment une grande part de rédaction, mais jamais j’aurais deviné que j’atteignais un tel nombre. Pourtant, j’ai le temps de faire plein d’autres choses dans une journée. Nous vivons dans un monde (numérique) où l’écriture est reine de notre quotidien. Alors comment devenir plus efficace en écrivant? Voici quelques astuces!

Être clair

Ça nous arrive tous de lire un texte, un article de journal ou un mémo et de se demander ce que ça voulait dire ensuite. On doit alors le relire. Demandez-vous alors personnellement : Pourquoi j’écris? Quel est le résultat que je veux obtenir avec ce texte? S’il y a plusieurs objectifs, listez-les et essayez de voir s’il ne pourrait y avoir qu’un seul but plus global et commun derrière. S’il n’y en a qu’un, il faudra qu’il soit clair, hors de tout doute. Gardez-le en tête pendant que vous écrivez.

Aller à l’essentiel

Dans le monde des affaires, la brièveté est précieuse. Si vous avez de la difficulté à vous rendre à l’essentiel, mettez-vous dans la peau de celui ou celle qui vous lira et remplissez ces critères:

Ce pourquoi j’écris
Ce que je veux que l’autre sache
Ce que je veux que l’autre fasse

Suivre ces simples guides vous aidera à ne pas vous éparpiller!

Décortiquer l’information

Règle de pédagogie : si vous ne pouvez pas l’expliquer à un enfant de six ans, vous ne comprenez pas vous-même (Einstein). Lorsque vous rédigez un courriel, imaginez donc que le lecteur est un enfant impatient qui doit comprendre rapidement et simplement, avec aucune connaissance de jargon spécifique.

Se donner une limite de temps

Pour la plupart des gens, écrire trop longtemps gâche un texte. Songer trop longuement à comment le commencer donne le même résultat. Vous vous souvenez, au secondaire, on vous disait de commencer par le corps de texte pour finir par l’introduction, car cela vous sauvait du temps dans votre rédaction de 3h? Faites de même avec un courriel. Commencez par l’essentiel (voir 2 points plus haut), avant de rédiger le début de celui-ci. Et surtout, donnez-vous une limite de temps. Un courriel de 5-6 phrases ne devrait pas prendre plus de deux minutes à rédiger. Si cela vous prend plus de temps, enregistrez-le dans vos brouillons et revenez-y plus tard. Chronométrez-vous avec votre cellulaire au début pendant une journée, vous aurez ensuite le timing ancré en vous et vous sentirez rapidement que vous prenez trop de temps à écrire ou que vous stagnez.

Terminer le courriel sur une note forte

Ne terminez pas votre courriel par une question. À la limite, terminer par une question fermée (qui se répond par oui ou non) est acceptable, mais évitez à tout prix les questions ouvertes. Si cela est inévitable, faites-la suivre par une affirmation. Le courriel devient alors plus persuasif et vous dégagez plus de confiance à l’écrit.

Exemple :

« Que pensez-vous de ma stratégie? »

(question ouverte)

« Croyez-vous que ma stratégie est la plus recommandable? »

(question fermée)

« Je crois que ma stratégie serait la plus indiquée dans la situation présente. Donnez-moi le feu vert et je m’y mettrai immédiatement. »

(affirmation)

Il y a un monde de différence entre les trois formulations. Pourtant, le but derrière est le même, soit convaincre quelqu’un de ma stratégie et le/la sonder à ce sujet. L’impact est plus grand lorsque je le fais de manière à vendre mon contenu de façon déterminée.

Les mots magiques du courriel : j’aurais besoin de toi pour…

Évidemment on peut aussi vouvoyer dans cette formule. Il est souhaitable de terminer le courriel sur cette note. La dernière information transmise est celle qui « valide » la correspondance entre deux personnes, qui renforce le lien du courriel. C’est également ce qu’on retient d’un texte, d’un film et même d’une chanson : la fin. Alors, punchez votre texte et dites à la personne concernée ce à quoi vous vous attendez de sa part. Il ou elle retiendra cette information et sera davantage porté à vous répondre rapidement.

Lire à voix haute

Si possible, lisez votre texte à voix haute. Si celui-ci a l’air d’avoir été écrit par un robot, songez à travailler un peu les phrases avec de la ponctuation pour donner un meilleur rythme. Lire à haute voix permet également de relever des erreurs de typographie, ou encore de déceler des mots récurrents que vous pourriez remplacer. Si vous ne pouvez pas lire à voix haute (travail dans un cubicule, aire ouverte, collègues irritables…), une autre méthode fonctionne aussi. À chaque mot que vous lisez dans votre tête, taper du doigt sur votre bureau ou sur votre cuisse. Cela vous force à porter attention à chaque mot qui a été écrit et vous vous relisez ainsi attentivement.

Illuminer la journée de quelqu’un

Que ce soit un collègue ou un client, il est possible de faire transparaître positivisme et empathie par écrit et cela peut avoir une répercussion sur leur humeur et leur journée. Attention: ne pas en abuser! Cependant, un point d’exclamation après un : « passez une belle fin de journée! » peut faire toute la différence d’avec un « cordialement », suivi d’une virgule et de votre signature. Souvent, cela ne prend que quelques mots pour réellement rendre quelqu’un de belle humeur. Profitez des échanges moins formels entre collègues pour placer un compliment réfléchi, par exemple. Peut-être que vous aurez fait la journée de quelqu’un avec ce simple geste.