Travaux d’équipe sur le web : quoi savoir

À l’université, on a tous des formules de cours (ou des profs entêtés) qui nous obligent à faire des travaux d’équipe. Et c’est souvent difficile de trouver une plage horaire commune parmi nos horaires chargés d’étudiants-travailleurs qui essaient de conserver leur vie sociale et de retourner saluer leurs parents à 3h de route une fin de semaine de temps en temps. Résultat : Google Doc, Skype, groupe Facebook, courriels, textos, etc. Pratique, sans aucun doute, mais limité. Est-ce que le travail virtuel est aussi efficace? Quoi faire pour l’optimiser?

Ses avantages

Le télétravail permet des horaires plus flexibles, du travail à la maison, le recours à de l’aide externe à l’entreprise, et la communication entre plusieurs unités de travail, parfois dispersées à travers quelques pays.

Pour nous, étudiants, comme je l’ai mentionné précédemment, ça nous permet entre autre de ne pas passer 90h/semaine à l’école. En bonus, on peut travailler dans le confort de nos onesies, le faire à minuit si c’est là que la motivation se pointe (enfin!), et se faire une pause vidéo de chat à n’importe quel moment. Quoi demander de mieux!

Mais voilà ce qui m’a été particulièrement utile d’apprendre : selon une étude sur la performance de groupe, le travail d’équipe virtuel est surtout efficace lorsque les objectifs et les tâches de chacun ont été clairement définis auparavant. C’est-à-dire que pour éviter toute complication dans les communications virtuelles, il faut préalablement s’entendre de vive voix sur qui fait quoi et quand. Ensuite, on peut utiliser les plateformes efficacement pour se tenir au courant ou poser des questions très précises.

Ses inconvénients

Selon une vieille étude publiée dans l’European Journal of Social Psychology, pour des discussions plus complexes ou des décisions importantes, la communication face à face est jugée de loin comme étant la plus productive, mais suivie de près par le système audio-visuel. Aujourd’hui, Skype doit suivre d’encore plus près, encore faut-il avoir Internet haute vitesse!

Qu’est-ce qui se complique sans l’aspect visuel? Il ne faut pas se faire d’illusion, les émoticônes ne remplaceront jamais toute la complexité du non-verbal. Et lorsqu’on n’est pas en contact direct avec l’autre, on peut parfois manquer de retenue. Les malentendus et les conflits sont donc plus fréquents, tout simplement. Par exemple, ce n’est peut-être pas une bonne idée d’utiliser le sarcasme dans un courriel pour faire rire un coéquipier que tu ne connais pas vraiment. Il pourrait ne pas comprendre ton humour (oui, je parle par expérience…).

Autre précision intéressante, selon un autre article dans l’European Journal of Social Psychology, il semblerait que la distance physique augmente les oppositions et diminue l’appréciation des autres membres de l’équipe. Autrement dit, lorsqu’on est plus loin de nos coéquipiers, on se sent moins proches d’eux dans tous les sens du terme (opinions, personnalité, etc.). L’esprit d’équipe et la cohésion sont moins au rendez-vous, donc ça peut ralentir la productivité et nous rendre lâches!

En bref

Ce qu’il faut retenir selon moi, c’est qu’il ne faut pas uniquement travailler virtuellement. Quelques rencontres en personne permettent de discuter d’aspects plus complexes, de prendre les décisions importantes et de se distribuer les tâches. Par la suite, c’est certain que ça peut devenir lourd d’être cinq devant le même écran à lancer milles idées de suite à la malheureuse personne qui tape le texte. Vaut mieux se séparer un peu le travail, puis consolider le tout ensemble (là, sérieusement, si tu ne connais pas encore Google Doc, n’attends pas plus longtemps!)

Sinon, l’essentiel est de définir les objectifs et rôles de chacun, communiquer souvent, établir des règles, apprendre à connaître chaque membre et surtout, surtout, être clair. Pour plus de détails, voir l’article du journal Les Affaires, qui propose 13 étapes pour une équipe virtuelle efficace.

J’espère que ces informations sauront vous rendre la vie plus facile!

* Le présent article est basé sur un de mes travaux universitaires de psychologie, d’ailleurs réalisé en équipe semi-virtuelle. Il s’agit d’un très bref résumé dans lequel j’ai pris le soin de citer nos principales sources.